Datenschutzerklärung

Stand: 27.03.2025

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie als Nutzer der Dienste von PlanFast, betrieben von Stephan Hamann Solutions mit Sitz in Leipzig, umfassend über die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung unserer webbasierten Schichtplanungs- und Arbeitszeitmanagementlösung (nachfolgend "Dienst"). Wir verpflichten uns, Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Telemediengesetzes (TMG), zu schützen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
Stephan Hamann Solutions
Inhaber: Stephan Hamann
Sitz: Zweinaundorfer Straße 14, 04318 Leipzig
E-Mail: contact@hamann-solutions.com

2. Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten

2.1. Vertragsbezogene Daten

Im Rahmen des Online-Checkouts und der Nutzung unseres Dienstes erheben wir personenbezogene Daten, die zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses notwendig sind. Hierzu zählen insbesondere:

• Name, Anschrift, E-Mail-Adresse
• Zahlungsinformationen
• Nutzungsdaten (z. B. aktivierte Nutzeraccounts, Anmeldedaten, Logfiles)
• Arbeitszeitdaten und Schichtplanungsinformationen

Diese Daten werden ausschließlich zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verwendet.

2.1.1. Arbeitszeitdaten und Fehlbuchungen

Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung werden personenbezogene Daten über Arbeitszeiten, Schichtzeiten und Abwesenheiten erfasst. Nutzer sind verpflichtet, ihre Arbeitszeiten korrekt zu erfassen und Fehlbuchungen unverzüglich zu melden. Bei Fehlbuchungen oder Unstimmigkeiten wenden Sie sich bitte umgehend an unseren Support.

2.1.2. Lohnexport-Daten

Im Rahmen des Lohnexports werden personenbezogene Arbeitszeitdaten, Personalnummern und Lohninformationen verarbeitet. Diese Daten werden ausschließlich für die Erstellung von DATEV-konformen Lohnabrechnungen verwendet und unterliegen den strengen Datenschutzbestimmungen der DSGVO. Die exportierten Daten werden temporär (max. 5 Minuten) auf unseren Servern gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Die Aufbewahrung der heruntergeladenen Lohnunterlagen obliegt dem jeweiligen Arbeitgeber und unterliegt der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht.

2.1.3. Erweiterte Funktionen

Sofern das Feature für den abonnierten Plan verfügbar ist, werden zusätzlich folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Zeitstempel-Erfassung: Arbeitszeitdaten mit Ein- und Ausstempelzeiten
• Verfügbarkeitsdaten: Mitarbeiterverfügbarkeiten für automatische Schichtzuweisung
• Lohnexport-Daten: Standortinformationen, Personalnummern und Lohninformationen für DATEV-Export
• Abteilungsdaten: Zugehörigkeiten zu verschiedenen Abteilungen
• Algorithmus-Daten: Präferenzen und Regeln für automatische Schichtplanung

2.2. Technische Daten und Nutzungsdaten

Bei der Nutzung unseres Dienstes erheben wir zudem technische Daten, wie z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Zugriffszeiten und Geräteinformationen. Kamera-Nutzung: Die Kamera wird ausschließlich zur Erfassung von QR-Code-Scans für die Arbeitszeiterfassung genutzt. Es erfolgt keine Speicherung oder Analyse der Kamerabilder. Diese Daten dienen der technischen Administration, der Verbesserung unserer Dienste sowie der Gewährleistung der Sicherheit unserer IT-Systeme.

2.3. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien, um die Nutzung der Website zu analysieren, die Funktionalität zu gewährleisten und personalisierte Inhalte bereitzustellen. Sie können die Speicherung von Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers einschränken oder verhindern. In diesem Fall kann die Funktionalität unserer Dienste eingeschränkt sein.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Auf Grundlage berechtigter Interessen von PlanFast gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Durchführung und Verwaltung des Vertragsverhältnisses (z. B. Abwicklung von Online-Checkouts, Bereitstellung des Dienstes)
• Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten
• Arbeitszeiterfassung und Schichtplanung
• Optimierung und Weiterentwicklung unserer Dienste
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des reibungslosen Betriebs der Plattform
• Analyse und Verbesserung der Nutzererfahrung

4.1. Besondere Hinweise zur Arbeitszeiterfassung

Die Erfassung von Arbeitszeiten erfolgt ausschließlich zu dem Zweck der ordnungsgemäßen Arbeitszeitdokumentation. Nutzer sind verpflichtet, ihre Arbeitszeiten korrekt zu erfassen und regelmäßig zu überprüfen. Bei Fehlbuchungen oder Unstimmigkeiten wenden Sie sich bitte unverzüglich an unseren Support.

5. Datenübermittlung und Drittlandtransfer

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist (z. B. an Zahlungsdienstleister). Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU oder des EWR erfolgt nur, sofern hierfür ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist oder geeignete Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) bestehen.

6. Speicherdauer und Löschung

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung des Vertragsverhältnisses und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Ihre Daten routinemäßig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

7. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie:

• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung)
• Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen (Recht auf Löschung)
• Die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Recht auf Widerspruch)
• Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit)

Bei Fehlbuchungen oder Unstimmigkeiten in den Arbeitszeitdaten haben Sie das Recht auf unverzügliche Berichtigung. Wenden Sie sich hierfür bitte umgehend an unseren Support.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: contact@hamann-solutions.com

8. Datensicherheit

PlanFast setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und dem Stand der Technik angepasst.

9. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen oder an Änderungen unseres Dienstes anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website unter https://planfast.app/privacy verfügbar.

10. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
E-Mail: contact@hamann-solutions.com

Diese Datenschutzerklärung stellt sicher, dass alle gesetzlichen Regularien eingehalten werden und informiert Sie transparent über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten.